Waarom een kasboek bijhouden?

Er zijn verschillende redenen waarom een kasboek bijhouden belangrijk is. Wanneer een bedrijf met contant geld werkt is het van belang om dit periodiek bij te houden. De voornaamste reden is dat de belasting een onderneming verplicht de in en uitgaven van een onderneming bij te houden en 7 jaar te bewaren.

Wat is de beste manier om het kasboek bij te houden?

Excel, op schrift of in de cloud? Zowel Excel als schrift heeft als als nadeel dat gegevens makkelijk kunnen vergaan. Denk hierbij aan brand, waterschade of het crashen van een computer. Omdat de minimale bewaarplicht van het kasboek minimaal 7 jaar is wordt sterk aangeraden om het kasboek op te slaan in de cloud.

Hoe lang moet het kasboek bewaard worden?

Hoe lang een kasadministratie bewaard moet blijven hangt af van het belang dat de belastingdienst heeft van de verschillende gegevens in de administratie. In de retail en horeca branche waarin veel contante geldstromen zijn is de minimale bewaarplicht van het kasboek 7 jaar. (belastingdienst.nl, 2018)

Hoe moet ik een kasboek bijhouden?

Het kasboek bestaat uit alle handelingen die betrekking hebben op de geldstromen binnen het bedrijf. De belastingdienst verplicht horeca en retail ondernemers om dagelijks de kasadministratie bij te houden. De kasadministratie bestaat simpel gezegd uit alle inkomsten en uitgaven.

Stap 1: Begin de dag met een begin kas. De begin kas wordt vaak gebruikt als wisselgeld gedurende de dag. Kassatellen.nl raad aan om de begin kas altijd met één vast bedrag te beginnen. Bijvoorbeeld €250,-.

Stap 2: Omzet Voer alle gemaakte omzet in van desbetreffende dag. Dit kan ook geautomatiseerd worden door een koppeling te maken tussen het kassasysteem en Kassatellen.nl. Indien je geen gebruik maakt van kassatellen.nl, vul dan gewoon de omzetgroepen in van de kas afslag.

Stap 3: Uitgaven Alle uitgaven zoals een kleine boodschap, voorschot op loon of schoonmaakkosten moeten worden geregistreerd. Deze bonnen dien je ook te bewaren. Dit kan gemakkelijk online door er een foto van te maken of maak gebruik van een scan en herken systeem.

Stap 4: betaalmethode Voor alle betaalmethode zoals Pin, cadeaubonnen, contante betalingen, omzet op rekening, creditcard etc. in. Specificeer dit zodat dit ook op de juiste manier in de boekhouding terecht komt en makkelijk vergeleken kan worden met bank transacties.

Stap 5: Afstorten Om de volgende dag te beginnen met een openings kas van bijvoorbeeld €250,- stort je geld af naar de kluis of de bank. Vul het afgestorte bedrag in zodat ook deze geldstroom wordt geadministreerd.

Stap 6: Kasverschil Het kan gebeuren dat door een verkeerde aanslag op de kassa, fout in wisselgeld of fraude er een kasverschil ontstaat. Het bijhouden van een kasadministratie is dus niet enkel voor de belasting dienst maar zal je als ondernemer helpen om inzicht te krijgen in de geldstromen.